Candidatura via e-mail: la guida

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Candidatura via e-mail: come e quando utilizzarla perché sia efficace?

Scopriamo insieme in quali casi sia consigliato utilizzare la tua e-mail come mezzo per candidarti e come utilizzare al meglio questo strumento.
 

Come candidarsi online per un lavoro

Durante la tua ricerca del lavoro, avrai potuto constatare che i siti di molte aziende possiedono una sezione “lavora con noi” (che può anche avere altri nomi, come ad esempio “posizioni aperte”, oppure “careers”).

In alcuni casi, in questa sezione è possibile compilare un form con le tue informazioni, inviare un messaggio personale (che funge da lettera di presentazione) e caricare il file del tuo curriculum.

In altri casi invece, l’indicazione è quella di inviare la propria candidatura ad un indirizzo e-mail, normalmente letto da chi si occupa delle risorse umane in azienda.

Un caso ancora diverso è quello delle candidature spontanee, che possono essere inviate ad un’azienda ritenuta interessante anche in mancanza di posizioni aperte per un profilo come il tuo.

Gli stessi annunci di lavoro che si trovano sui principali portali web possono guidare la tua candidatura direttamente dalla pagina oppure rimandarti ad un form presente sul sito dell’azienda che l’ha pubblicato, o ancora riportare un indirizzo e-mail a cui inviare la candidatura.

A seconda del caso specifico, ci sono delle best practice che puoi attuare in modo da rendere la tua candidatura veramente efficace.

 

In queso articolo passeremo in rassegna caso per caso. Prima di tutto però, è bene che tu prepari un account e-mail davvero professionale.

 

Configura il tuo account e-mail professionale

Stai per iniziare a cercare lavoro utilizzando un mezzo ben specifico. Assicurati di partire dalle giuste basi, ovvero dalla configurazione dell’account: è il primo step per aggiungere efficacia alla tua candidatura via e-mail.
 

Scelta dell’indirizzo da utilizzare per le candidature

Potrebbe sembrare un dettaglio, eppure è di fondamentale importanza. Un indirizzo e-mail non adeguato non è un gran biglietto da visita. A cosa mi riferisco? Indirizzi e-mail come biscottina89@hotmail.it, forzamilan1990@gmail.com e simili, vanno benissimo nella tua vita privata, ma sono sconsigliati per ricercare lavoro.

Prima di tutto, rendono difficile il riconoscimento della tua identità: è molto meglio optare per indirizzi che contengano il tuo nome e cognome. Questo si può fare utilizzando diverse varianti, come nome.cognome, nome_cognome, nomecognome.iniziali.

In secondo luogo, tieni presente che ti stai presentando in un contesto professionale, dove è preferibile optare per sobrietà e serietà. Per i nickname e gli indirizzi e-mail buffi ci sono ben altri contesti 😉
 

Foto profilo dell’account

Ora parliamo della foto collegata al tuo account e-mail. Vale lo stesso discorso fatto per la scelta dell’indirizzo. Stai per utilizzare la tua e-mail in ambito professionale: opta per una foto profilo adeguata. Il consiglio è quello di utilizzare la stessa foto che hai scelto per il tuo CV oppure per LinkedIn. Quindi sono assolutamente approvate foto in cui ti si riconosca bene in volto, in cui indossi un abbigliamento professionale e consono. Sono da evitare immagini che ti ritraggono in vacanza, con i tuoi amici oppure la foto del tuo cane o del tuo gatto. Con queste potrai sicuramente far furore altrove, come su Instagram o su Facebook 😀

La foto profilo dell’account e-mail non è obbligatoria. Conta però che si tratta di un modo per aumentare la tua riconoscibilità: è più semplice ricordarsi di un volto, piuttosto che di un nome collegato ad un indirizzo. Aiuta i recruiters a non dimenticarsi di te fra gli altri candidati, hai tutto da guadagnare.
 

Resta collegato e ricevi le offerte di lavoro migliori per te

Ora che hai configurato il tuo account e-mail, ricordati di collegarlo ai dispositivi che utilizzi di più. Mi riferisco al tuo computer, e ancora di più al tuo smartphone. In questo modo potrai facilmente ricevere notifiche sulle e-mail che riceverai e non perdertene neanche una.

Ora che hai preparato il tuo account e-mail e lo hai collegato ai tuoi dispositivi, scopriamo insieme quando e come utilizzarlo.

 

Come compilare un form di candidatura per una posizione lavorativa

Se, a partire da un annuncio, oppure navigando il sito di un’azienda di tuo interesse, approdi su un form dedicato a chi vuole sottoporre il suo profilo personale, il consiglio è quello di seguire le indicazioni in modo quanto più preciso.

Naturalmente è consigliabile utilizzare il tuo nuovo account e-mail professionale. Inserisci il numero di telefono sul quale sei più facilmente reperibile, ed eventualmente un numero secondario (come quello di casa).

Sii quanto più accurato e preciso nella compilazione del form: una rilettura ti permette di evitare gli (ahimè) antipatici e frequenti refusi, molto facili da tralasciare quando si scrive da tastiera o da mobile.

Normalmente nel form è possibile inserire un messaggio personale. Leggi: lettera di presentazione. Giocati tutti i caratteri a tua disposizione per motivare la tua candidatura e per aggiungere dettagli sulla tua persona che non emergono dal tuo CV. Ricorda, una buona lettera di presentazione, sebbene possa partire da una traccia preesistente, è scritta o comunque creata ad hoc per la candidatura specifica. Concentrati su tutto ciò che possa renderti un candidato valido e interessante per il tuo interlocutore. Se non sei pratico dell’argomento, consulta la guida per redigere una lettera di presentazione efficace.

Nel caso in cui non esista un campo dedicato al messaggio personale, puoi caricare la tua lettera di presentazione in formato PDF. Attenzione però: se questo campo è riservato al solo upload del CV, desisti. È più importante caricare il tuo curriculum (sempre in formato PDF).

A proposito di upload, assicurati che il file del tuo CV non sia pesante. Una foto in alta risoluzione potrebbe renderlo difficile o impossibile da caricare. Opta per un abbassamento del peso della foto (per esempio con TinyJPG), oppure del PDF stesso (per esempio utilizzando i love PDF).

 

Candidatura via e-mail: oggetto, corpo, allegati

Nel caso in cui ti trovi davanti ad una richiesta di invio candidatura via e-mail, oppure in caso di candidatura spontanea, assicurati di fare attenzione a questi dettagli.
 

Come scrivere correttamente l’oggetto della mail

I casi sono due: l’azienda fornisce un oggetto predefinito per le mail che si riferiscono alle candidature, oppure no.
 

Oggetto predefinito

In questo caso, non hai che da attenerti all’indicazione che ti viene fornita sul sito aziendale oppure sull’annuncio. Sii quanto più preciso nel farlo.
 

Oggetto non predefinito

Se non ti vengono fornite indicazioni, devi lavorare di creatività e di buon senso. L’obiettivo è quello di rendere da subito chiaro a cosa e a chi si riferisce il tuo messaggio. Qualche formula che puoi utilizzare:

  • “Alla C.A. di” : significa “alla cortese attenzione di”. In questo caso, se hai il nominativo della persona che si occupa delle risorse umane dell’azienda, oppure del direttore, puoi inserire il nome. In caso contrario, puoi riferirti in modo più generico all’ufficio risorse umane oppure alla direzione (se si tratta di una realtà piccola).
  • “Rif:” : significa “riferimento”. Seguito dall’oggetto della tua mail, ne individua in modo immediato lo scopo. Può essere la posizione per cui ti candidi nello specifico, il titolo dell’annuncio, oppure semplicemente “candidatura spontanea come…”.

Puoi utilizzare anche le due formule assieme, ovvero “Alla C.A. di …”, seguita dal simbolo – e da “Rif:”.

L’importante è che l’oggetto da te creato sia chiaro e immediatamente comprensibile per il destinatario della tua e-mail.

Se ti senti particolarmente creativo prendi ispirazione da alcuni oggetti della mail molto originali proposti in questo articolo.
 

Scrivere un corpo della mail efficace

Il corpo di una mail parte da un’intestazione, a cui seguono il messaggio e la formula di chiusura.
 

Intestazione

Possedere il nominativo del destinatario della tua e-mail è una condizione ideale. In questo caso si possono scegliere formule formali come “Egregio”, oppure più cordiali come “Gentile”. “Buongiorno” è una validissima alternativa: è elegante ed educato, risultando d’altra parte più “umano” rispetto alle prime due formule presentate. Personalmente, il “Buongiorno” resta il mio modo preferito di iniziare una e-mail per scopri professionali. Non dimenticarti di aggiungere eventuali titoli della persona a cui scrivi, come per esempio “Dottore”.

Nel caso in cui non possedessi il nominativo del tuo destinatario, potrai optare per “Egregio” o “Gentile” Direttore. Anche “Buongiorno”, nella sua semplicità, è una valida opzione, se non conosci il nome del tuo interlocutore.

Per trovare il nominativo che ti occorre, prova a fare qualche ricerca sul sito dell’azienda o sulla sua pagina LinkedIn: potresti trovare l’informazione che cerchi.
 

Messaggio

Il messaggio è, come anticipato, una vera e propria lettera che testimonia la tua motivazione a lavorare nella realtà a cui ti rivolgi e che aggiunge qualche dettaglio sulla tua persona. Per redigere un buon contenuto, consulta la nostra guida per scrivere la lettera di presentazione.

A livello di formattazione, tieni presente che dovrai garantire un’ottima leggibilità del testo.

Sono ok piccoli paragrafi, chiari e ben divisi per argomento. Scrivere frasi brevi ma complete, andare a capo quando serve: questo facilita la lettura a chi ha poco tempo da dedicarti. Non sono ok paragrafi troppo prolissi e non separati fra loro, così come le subordinate kilometriche. Un testo troppo “fitto” scoraggia qualsiasi lettore, anche il più paziente.
 

Chiusura

La chiusura dev’essere un saluto formale ed elegante. Puoi optare per un “Cordiali saluti”, seguito dal tuo nome a capo, oppure per un “Le auguro una buona giornata”. Se ti rivolgi ad una persona specifica, e invii la mail in prossimità di feste come la Pasqua o il Natale, puoi valutare se aggiungere un augurio breve e formale.

Se possiedi un profilo LinkedIn, puoi aggiungere l’URL della tua pagina dopo la firma finale. Scopri in questo articolo dedicato all’utilizzo corretto di LinkedIn come personalizzare l’URL in pochi clic.
 

Allegati: curriculum e certificazioni

Ti parlo di “allegati” perché, per alcuni lavori, non è richiesto il solo invio del CV.
 

Curriculum

Il tuo curriculum, a meno che non siano espressamente richiesti altri formati, dev’essere inviato in formato PDF. Questo perché il formato PDF può essere facilmente aperto e consultato da qualsiasi dispositivo, senza rischiare che la formattazione subisca modifiche disastrose.
 

Altri allegati

Per alcuni tipi di professione, come quelle in ambito creativo, viene richiesto l’invio del proprio portfolio. Anche in questo caso, il consiglio è quello di inviarlo in formato PDF (alleggerito, se necessario, con programmi appositi).

In caso ti venga richiesto di inviare certificazioni, diplomi o documenti aggiuntivi, vale la stessa indicazione riguardo al formato.

Tutti i documenti che invierai in allegato dovranno essere ben riconoscibili: nominali in modo chiaro. Dal nome del file dovranno essere evidenti il tuo nome e di che cosa si tratta. Per evitare denominazioni troppo lunghe per i files, puoi pensare di indicare il tuo nominativo in forma abbreviata, utilizzando la sola iniziale del tuo nome e il tuo cognome per intero.

Se invii il CV per una candidatura spontanea, assicurati di inserire nel nome del file il tuo titolo professionale. Per esempio: “Pinco Pallino – Copywriter”.

 

L’ultima chicca di oggi: una marcia in più per la tua ricerca del lavoro

È molto probabile che invierai molte candidature. Ora, la tua memoria può essere fenomenale, ma è umano non ricordarsi proprio tutto. Per facilitare il monitoraggio delle tue candidature, e per evitare di ricevere una chiamata di invito a colloquio senza che tu ti ricordi di quella specifica azienda, puoi creare un report. Questo può essere fatto sia in versione cartacea che utilizzando un foglio di calcolo (per intenderci parlo di Excel, Numbers, Fogli di Google). Questo è uno dei trucchi che ti ho raccontato nell’articolo dedicato all’utilizzo dello smartphone per la ricerca del lavoro.

 

Non mi resta che augurarti una buona e fruttuosa ricerca 😉

 

 

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